(Bài viết nằm trong chuỗi bài “Chín ngàn cây số”, kể về hành trình đạt Học bổng chính phủ Thụy Điển khi mình 22 tuổi).

Trên đường đến trạm thứ ba, chúng ta sẽ xin thư giới thiệu (RL) và 2 loại giấy xác nhận khác. Đây là trạm bạn sẽ tìm gặp lại khá nhiều người (chủ yếu là những cố nhân 🙆‍♂️) để nhờ sự giúp đỡ của họ. Giống như hồi bé ở quê mình hay nghe người ta vừa chèo xuồng vừa rao bán muối trên sông Măng, việc hoàn thành thử thách ở trạm này nằm ở những câu từ bạn “hát rao” về bản thân mình đó!

Nếu chỉ ứng tuyển chương trình thạc sĩ, bạn sẽ cần RL thôi, và số lượng thì tùy theo yêu cầu của từng trường. Nếu như bạn apply thêm học bổng chính phủ Thụy Điển (SI), sẽ cần thêm một vài chiếc RL nữa + 2 loại giấy xác nhận theo mẫu của SI. Mình suggest bạn đọc kỹ thông tin yêu cầu của học bổng ở đây trước khi đọc bài này. Bài viết sẽ được chia thành 2 phần tương ứng để bạn tiện theo dõi nhé!

1. Ru lại câu hò

Phần đầu mình sẽ nói về việc xin RL nộp bậc thạc sĩ và học bổng SI (2 loại khác nhau). Nếu bạn đã có trải nghiệm xin RL để apply job, thì cái này cũng tương tự (structure, mood & tone), chỉ cần xác định lại đối tượng đọc với mục đích viết thôi. Như ở 2 trạm trước mình đề cập, RL là một mảnh ghép không-thể-thiếu để ban tuyển sinh biết “what other people tell about you”, và có cái nhìn khách quan hơn (những loại giấy tờ khác) về ứng viên. Việc thuyết phục được người khác “giới thiệu”, bạn cũng phần nào chứng tỏ được khả năng đàm phán và uy tín cá nhân. Mình hay nói đùa là xin RL là “tùy nhân phẩm và ăn ở” 🤣

Trong suốt quá trình chuẩn bị RL, mình gặp 2 thử thách:

  • Ai viết và làm sao để họ đồng ý viết cho mình?
  • Nội dung cụ thể sẽ là gì?

Lúc nộp vào chương trình thạc sĩ, họ yêu cầu 2 RL từ 2 đối tượng khác nhau từ: nơi làm việc và nơi từng theo học. Còn khi nộp học bổng SI, họ cần ít nhất 2 RL từ: nơi làm việc/ theo học, và nơi làm tình nguyện/ công tác xã hội. Giờ trả lời từng câu hỏi bên trên nha!

Người viết RL phải là người từng tiếp xúc với bạn và đang công tác ở những nơi tương ứng. Dựa trên yêu cầu cụ thể mà ngồi ngẫm xem có thể nhờ vả ai được. Thân thiết với nhau thì quá tốt rồi, nhưng nếu họ là người không-thân-lắm thì… vẫn cứ hỏi họ thử. Mình thấy ai cũng chịu giúp hết trơn á, cứ thật lòng và lịch sự là được nè.

Hồi ấy mình may mắn đồng hành với anh sếp đầu tiên và những người chị đồng nghiệp đáng iu những 2,5 năm, ngoài là mentor-bất-đắc-dĩ, mọi người còn là bạn-bất-đắc-dĩ của mình nên hiểu mình khá kỹ. Mình không phải ngồi “ru lại câu hò” để có chuyện viết vô RL, cứ ngỏ lời là anh sếp viết ngay, bao nhanh và siêu chất lượng, vì anh có kinh nghiệm viết rất nhiều lần rồi.

Bên học thuật mới làm mình đau đầu, thời đại học thì không chuyên cần, cũng không nổi trội, không thân với thầy cô nào huhu. Nghĩ tới nghĩ lui, mình nhớ ra cô dạy môn Principles of Marketing, cô từng dành lời khen cho bài tập giữa kỳ hề hước của nhóm mình, nên chắc là cô cũng nhớ mình nè 😆 Mạnh dạn email thì cô nhận ra mình thật, nhưng tiếc là cô đang ở nước ngoài, không thể ký tên và trường sẽ không đóng mộc nếu là chữ ký điện tử. Mình tiếp tục nghĩ lui nghĩ tới, quyết định email cho cô dạy môn International Marketing, và may mắn cô vui vẻ đồng ý giúp, dù mình tin 99% cô sẽ không nhớ mình là ai.

Bài học từ case của mình: liên hệ referees thật sớm và có back-up plan cho tình huống bất ngờ, nên có sẵn vài cái tên trong đầu luôn. Khi email thì giới thiệu bản thân đầy đủ, kể lại những thứ đặc biệt khơi gợi để họ nhớ về mình, có thời gian thì hẹn gặp nhau một tí tâm tình trao đổi. Nếu bạn đang đi học, ngoài đạt điểm số tốt thì cố gắng để giảng viên/ trưởng khoa nhớ đến mình một cách tích cực (học tập năng nổ, đóng góp cho trường, lịch sự lễ phép,…). Tương tượng như khi đi làm và hoạt động xã hội. Song, dù có yêu cầu cụ thể hay không, mình tin rằng RL từ khía cạnh học thuật rất có trọng lượng, vì chúng mình cũng sẽ… đi học tiếp mà (trừ những chương trình rất chú trọng kinh nghiệm làm việc).

Riêng với học bổng SI, họ yêu cầu ít nhất 1 trong 2-3 chiếc RL phải từ đơn vị bạn làm công tác xã hội/ tình nguyện. Mình có tâm sự với chị CEO của SCI (chỗ mình làm tình nguyện) về chuyện đi du học, rất mừng vì chị sẵn sàng giúp. Đoạn này có một kỷ niệm dở khóc dở cười, mình sẽ kể ở phần dưới nha!

(Nguồn: Jonathan Petersson on Pexels.com)

Vậy referee hay chúng mình sẽ là người viết RL? Trước tiên, nói qua phần nội dung một xíu.

Nên lưu ý là không ai muốn đọc 2 chiếc RL tương tự nhau (ok có thể khác referee, nhưng cũng không nên nói về những đại ý giống nhau). Mình cứ phải nhắc lại, mỗi loại hồ sơ sẽ là một mảnh ghép tạo nên con người bạn – 2 chiếc RL nên kể về những mảng tính cách, thế mạnh, câu chuyện khác nhau, nhưng của chính con người bạn → Bạn là người quyết định sườn bài viết RL, những ý chính nào sẽ được nêu trong đó. Người trực tiếp viết RL thì tùy vào sắp xếp của bạn và referees thôi.

Như RL trong công việc, mình nhờ anh sếp nhấn mạnh leadership của mình thông qua những ví dụ cụ thể, potential trong field, achievement trong công việc, và cả những side project mình thực hiện có đóng góp ít nhiều vào hiệu quả làm việc. Anh cũng kể ngắn gọn về tính cách và lý tưởng của mình. Còn với RL học thuật, vì cô cũng khá bận nên mình xin phép draft và nhờ cô duyệt. Mình nhấn mạnh về những điểm mạnh nhất khi còn đi học: khả năng sáng tạo và hoàn thành task dưới deadline dồn dập, học tốt môn học của cô và bài thi vấn đáp, nhận học bổng khuyến học, và tất nhiên là sự tham gia vô-cùng-sôi-nổi của mình ở những câu lạc bộ sinh viên (level ham chơi thời đó thì khỏi bàn 😆).

Lưu ý, RL nên có đoạn về “room to improve”, tức là mặc dù bạn có nhiều thành tích và tiềm năng, bạn vẫn cần cơ hội du học này để HOÀN THIỆN BẢN THÂN hơn nữa (nhưng không phải van xin nài nỉ nha). Mình nghĩ đây chính là phần win-win trong lá thư, vừa thể hiện được cả 2 phía đều mang lợi ích cho nhau, vừa thể hiện bạn là người khiêm nhường. Những chi tiết nhỏ này nhìn có vẻ không cần bận tâm, nhưng nhiều sự tinh tế gộp lại sẽ tạo nên khác biệt. Ví dụ như trong RL của mình, referees mong mình có cơ hội nâng cao chuyên môn học thuật/ thực tế hóa những project cộng đồng/ phát triển tư duy chiến lược/ cải thiện khả năng networking, etc. Thêm nữa, nếu bạn là người viết RL, cố gắng viết neutral để không giống giọng văn ở Thư động lực (ML) nha.

OK nội dung đã xong, đến phần hình thức nha. Thông thường RL phải được in ra ngay ngắn trên letterhead của đơn vị đó, ký tên, và được đóng dấu treo (nếu referee không phải là đại diện pháp luật). Công đoạn đóng dấu vừa khó lại vừa dễ, vì phải giải thích và thuyết phục bộ phận liên quan thực hiện giúp mình. Ở công ty cũ thì mọi người support mình lắm (rất biết ơn luôn), nên đoạn này cũng suôn sẻ dễ dàng. Riêng hôm về FTU thì cô phụ trách đóng mộc… on leave, đồng nghĩa là chiếc mộc ấy bị “vô hiệu hóa tạm thời” 😐 Vì không còn ngày trống nào khác, mình đành ở lại giải thích một hồi lâu, gọi điện thoại nhờ cô referee nói hộ, kết quả là tốn nửa ngày ở trường cho việc ký tên và đóng dấu (ban đầu xin off việc 2 tiếng thôi 😐). Còn cụ thể có cần mộc không, số chữ cho phép, hay trình bày thế nào thì bạn phải đọc thật kỹ yêu cầu nè.

Phùuuuuu, dài không? Nếu bạn chỉ nộp chương trình thạc sĩ, thì dừng ở đây được rồi nè. Mấy form bên dưới chỉ dành riêng cho học bổng SI thôi nha.

(Nguồn: Efrem Efre on Pexels.com)

2. Tiếng hò vạn dặm

Học bổng SI sẽ yêu cầu thêm 2 loại giấy xác nhận, gồm: tối đa 3 form xác nhận kinh nghiệm làm việc (sau đây mình sẽ gọi tắt là WE form) + tối đa 2 form chứng nhận leadership (LE form). Thật ra toàn bộ giấy tờ trong bài này chúng mình sẽ chuẩn bị một lần để đi xin mộc và chữ ký luôn. Mình tách ra phần 2 để đọc cho đỡ rối thôi đó. WE & LE form có mẫu sẵn từ SI dưới dạng questionaire, chỉ cần trả lời thôi, nên một lần nữa hãy đọc lại yêu cầu của họ nha. Tóm gọn, WE form dùng để chứng minh bạn đã đi làm đủ giờ quy định, còn LE form minh chứng cho khả năng lãnh đạo của bạn ở những đơn vị đã công tác. Cả 2 đều là form xác nhận, chỉ cần điền thông tin và xin chữ ký thôi, easy game mà he? Không! Ít nhất với mình!

Giai đoạn nộp hồ sơ SI năm nay nằm gọn lỏn trong Tết 😀 Đúng, vừa khít trong thời gian nghỉ Tết. Mặc dù đã hoàn thành bảng câu hỏi trước đó, việc đi xin chữ ký và đóng mộc cận và trong Tết rất khó khăn. Mình chật vật chạy ngược xuôi, tính toán cách nhanh nhất. Ở công ty cũ may mắn được anh chị đồng nghiệp giúp đỡ hết mình. Riêng ở chỗ tình nguyện, cả chị CEO và mộc đều ở… Hà Nội, cách vạn dặm thật sự. Mấy tiệm in ấn ở Hà Nội đều đóng cửa, chị cũng không có máy in. Mình đi hỏi đủ người quen biết, thì may mắn sao chị bạn ở ngoại ô Hà Nội có máy in ở nhà, chị giúp mình in và gửi vào nội thành để chị referee ký tên, đóng mộc và scan. Đang giữa Tết mà làm phiền mọi người mình rất là ngại 😭 phần cũng lo lắng vì không biết tình hình ngoài ấy ra sao, ngày nộp thì cận kề. Chuẩn bị mớ giấy tờ, cộng nhiều việc cận Tết, mình còn đổi việc nữa, kết quả là cực kỳ stress luôn. Lúc đó mình nộp SI là phương án 2, vì mình thích AU mà, nên không biết bao nhiêu lần định bỏ cuộc, không nộp gì nữa hết mệt rồi!!! May mắn là có mọi người chịu nghe mình than vãn, động viên + động lực nộp nhanh ăn Tết đã mình kéo mình lại đường đua 😎

Lời khuyên dù hơi thừa là chuẩn bị sớm nhất có thể. Mình thấy forms qua mỗi năm không thay đổi nhiều, bạn draft trước và bàn bạc với referees để tiện sắp xếp thời gian. Hãy luôn tính đến bất khả kháng như Tết, dịch bệnh, ti tỉ những ngôi sao xấu khác. Những lúc đó kỹ năng giải quyết tình huống, quản trị nhân lực, đàm phán sẽ lên ngôi. Nhân đây em xin chân thành cảm ơn lần nữa 4 referees đáng mến: anh Hải, chị Thy, chị Rose và cô Quyên; chị Thanh, chị Yến giúp em đóng mộc nè, chị Đan Linh giúp em ở đầu cầu Hà Nội, chị Cham cho em tham khảo RL. Cảm ơn mọi người rất nhiều đã tin tưởng và giúp đỡ em, yêu yêu ❤

Mà bạn thấy mình nói đúng không? Chuyện hoàn tất những giấy tờ này hầu hết nhờ vào mối quan hệ. Những người đồng ý giúp mình bên trên đâu phải ai cũng có trách nhiệm yêu thương mình vô điều kiện, phải hi sinh thời gian công sức cho việc trên trời rớt xuống. Nếu mọi người không giúp lúc ấy, mình cũng không có quyền trách họ luôn. Nên hãy luôn tử tế và giúp đỡ mọi người, vì điều đó là nên làm, và cũng vì một ngày nào đó chúng ta sẽ cần sự trợ giúp của nhau một cách không ngờ tới.

Trạm thứ hai với những câu hò xuôi ngược hi vọng đã mang đến cho mọi người những điều hữu ích. Nếu có câu hỏi đừng ngại nhắn cho mình nha. Đường đến Trạm cuối: Tiếng ta vọng núi đồi không còn xa lắm đâu, cố lên nào 😉


Vui lòng đọc kỹ Bản quyền – Cộng tác trước khi trích dẫn nội dung, hình ảnh, sản phẩm sáng tạo từ Binskini. Nếu thấy bài viết hữu ích, hãy cân nhắc Tài trợ cho Binskinin nhé!

Posted by:Khang Nguyen

2 replies on “Trạm thứ ba: Câu hò trên dòng R’lơ

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s